Modèles de lettres et plan de rédaction

L’art de rédiger une présentation

Comment préparer une présentation

Une présentation efficace exige une bonne préparation et une vision claire de ce que l’on veut véhiculer. Elle doit comporter les trois sections suivantes :

• L’introduction
• Le développement
• La conclusion

L’introduction

L’introduction doit expliquer ce que contiendra la présentation. Elle doit :

1. définir le sujet;
2. préciser les éléments qui seront analysés;
3. indiquer quelle sera la conclusion.

Le développement

C’est la partie principale de toute présentation. Elle doit :

1. présenter chaque élément à développer;
2. faire l’analyse de chacun;
3. fournir tous les éléments nécessaires à une prise de décision.

La conclusion

1. reprendre l’essentiel de l’introduction pour résumer ce que l’on avait indiqué vouloir démontrer;
2. donner un court sommaire des analyses faite dans le développement;
3. conclure dans le sens déjà exprimé dans l’introduction.

Exemple pratique

Il est à noter que la présentation qui suit est volontairement courte. Les règles que l’on peut suivre quant à la taille d’une présentation sont les suivantes :

1. Une bonne introduction doit normalement prendre moins d’une page.
2. Pour le développement, il n’y a pas vraiment de normes pour la longueur que cette section doit avoir. Comme c’est l’essentiel de la présentation, il faut inclure tout ce qui est nécessaire à la bonne compréhension du sujet, sans tenir compte du nombre de pages mais sans faire de répétitions !
3. La conclusion doit également être assez courte, quelques paragraphes tout au plus.

Introduction

À cette étape il s’agit de répondre aux questions : Qui ? Où ? Quand ? Cette présentation traite de l’importance d’adopter un nouveau système téléphonique utilisant le protocole IP. Le protocole IP est cette technologie qui fait que toutes les conversations téléphoniques aussi bien que les données transmises par téléphone sont d’abord numérisées et ensuite acheminées au destinataire via le réseau Internet. Ce premier paragraphe explique clairement de quoi il s’agit. Nous verrons les avantages techniques de ces nouveaux systèmes, qui permettent d’importantes fonctionnalités nouvelles, les rendant ainsi beaucoup plus performants que les systèmes utilisant les technologies traditionnelles. Ce type de système permet aussi une intégration poussée avec notre réseau informatique, ce qui donne accès au contenu du dossier de chaque client à tout employé relié au réseau téléphonique IP. Nous verrons également les avantages financiers, qui se traduisent par une épargne importante par rapport aux systèmes en utilisation, permettant de rentabiliser l’achat des équipements requis en moins de cinq ans. On a présenté les trois éléments qui seront analysés, éléments qui sont l’essentiel de la démonstration. Cela nous permettra de conclure que ce changement est tout à l’avantage de notre entreprise, aussi bien pour améliorer la qualité de nos communications que nos résultats financiers.

La conclusion est présentée de façon simple et claire.

Cette introduction présente une vision succincte de la proposition, des éléments techniques qui seront analysés et des conclusions que l’auteur du rapport en tirera.

Développement

Le système proposé comporte trois bénéfices importants : des avantages techniques, une intégration au système informatique et des avantages financiers significatifs. Avantages techniques Le premier avantage de la téléphonie IP réside dans le fait qu’elle permet de relier tous les postes téléphoniques de l’entreprise sans égard à leur emplacement géographique. Ainsi, que nos représentants soient à Québec ou à Gatineau, ils sont constamment en lien avec tout le réseau. Cela entraîne une répartition optimale de nos représentants. Ainsi, s’il y a un engorgement dans une région donnée, les représentants des autres régions peuvent prêter main forte à leurs collègues, le tout étant complètement transparent pour le client. Voici l’explication du premier avantage que veut souligner l’auteur. Intégration au réseau informatique Le système de téléphonie IP étant numérique, il sera intégré à l’ensemble de notre réseau informatique. Ce faisant, on permet à tout employé utilisant n’importe quel téléphone, n’importe où au Québec, d’avoir accès à toutes les données du système informatique. Un avantage très important est de permettre à nos employés de consulter le dossier des clients en temps réel et de pouvoir ainsi répondre de façon optimale à leurs demandes. Comme nous l’avons déjà souligné, cela permet de mieux répartir les demandes téléphoniques en utilisant l’ensemble de nos représentants et non seulement ceux qui sont de la région d’où origine l’appel. Ainsi, en cas de surcharge à Québec, des préposés de Sherbrooke pourront prendre le relai sans que les clients n’aient à attendre. Cela permet aussi d’éviter les échanges de messages téléphoniques à répétition, au cours desquels le client et le représentant se laissent réciproquement des messages, sans réussir à se parler. La qualité du service en sera grandement améliorée. Ce second élément permet d’expliquer clairement le second avantage du système proposé. Avantages financiers Un système de téléphonie IP adapté à nos besoins nécessite un investissement d’environ 400 000 $. Par contre, les épargnes réalisées à l’usage permettent de rentabiliser un tel système en environ 56 mois. Cela représente un rendement sur l’investissement d’un peu plus de 20%. De plus, une fois le système payé, nous pourrons faire des économies récurrentes d’environ 90 000 $ par année. Cela représente une diminution de nos coûts de téléphonie de 15%. Voici le troisième élément, présenté de façon claire et succincte. ***

En pratique, dans un cas comme celui-là, on voudrait sûrement faire une analyse beaucoup plus poussée des aspects techniques, incluant les forces et les faiblesses de ces systèmes, le choix de fournisseurs, les analyses de prix, les services et les garanties incluses dans le prix, la disponibilité des services techniques du manufacturier, le temps d’implantation, etc.

Cette information doit être présentée selon une logique rigoureuse, qui respecte la chronologie des étapes à suivre. Ainsi, on analysera les avantages du système avant de discuter de sa mise en place et de cette dernière avant d’analyser les résultats.

Si cela est opportun, on devra également indiquer les outils et les références qui ont servi à l’analyse.

Dans une présentation schématique (nombreux sous-titres, énumérations précédées de puces, phrases très courtes) on doit toujours commencer par un verbe à l’infinitif ou un nom. Ne jamais utiliser la première personne.

Chaque élément énoncé représente un élément observable et mesurable qui donne de la crédibilité à la présentation.

Conclusion

Le but de cette présentation était de démontrer les avantages liés au remplacement de notre système de téléphonie actuel par un système à protocole IP. Nous avons vu qu’un tel système permet l’utilisation d’une technologie plus évoluée, de rendre notre entreprise plus performante, de nous donner un avantage concurrentiel important et d’en tirer des avantages financiers non négligeables. Notre comité recommande donc que nous procédions à l’implantation d’un tel système sans délai.

La conclusion reprend sommairement les éléments de l’introduction, cette fois à la lumière de la démonstration faite dans la section DÉVELOPPEMENT.